Wir haben Martha kennengelernt, als sie seit 8 Monaten als PDL gearbeitet hatte und versuchte, die Arbeit ihres noch jungen Pflegedienstes effektiv zu organisieren.
Erstes Jahr: Systemtestphase
Sie hatte ein kleines und enges Team von Mitarbeitern. Alle arbeiteten Vollzeit und waren komplett ausgelastet. Sobald aber jemand unerwartet krank wurde, hatte Martha sofort ein Problem, da es nicht genügend Ersatzkräfte gab, um die Pflege durchzuführen, sodass die übrigen Mitarbeiter die zusätzliche Arbeit übernehmen mussten.
Am Ende des ersten Arbeitsjahres des Pflegedienstes hatten einige Pflegekräfte viel höhere Arbeitsbelastungen als geplant, was zu Frust und Unzufriedenheit im Team und auch bei Kunden führte. Dieser Stress brachte Martha dazu, darüber nachzudenken, wie sie den Prozess der Verwaltung der Mitarbeiter verbessern könnte.
Geniale Ideen
Natürlich muss das Pflegepersonal die zugewiesenen Aufgaben genau ausführen und für bestimmte Tätigkeiten über die nötigen Qualifikationen verfügen. Allerdings ist nicht für jede Aufgabe eine fachliche Ausbildung nötig.
Eine Idee kam auf. Wie wäre es, wenn sie, anstatt ausschließlich Vollzeitkräfte zu beschäftigen, ein Pflegeteam mit mehr Kurzjobbern aufstellen würde?
Warum? Die Antwort liegt auf der Hand:
- 01 Sie hat eine ausreichende Anzahl von Arbeitskräften für den Ersatz bei Krankheit, Personalurlaub usw.;
- 02 Sie kann immer die passende Pflegekraft selbst für den anspruchsvollsten Kunden finden, weil Sie eine breite Auswahl hat;
- 03 Ihre Mitarbeiter werden nicht überlastet.
Es gibt noch einen weiteren wesentlichen Punkt: die Kontrolle über die Arbeitszeit der Kurzjobber. Es ist wichtig, dass diese aufgrund einer zu langen Arbeitszeit nicht in eine andere Steuerklasse wechseln und höhere Steuern zahlen müssen.
Eine Idee kam auf. Wie wäre es, wenn sie, anstatt ausschließlich Vollzeitkräfte zu beschäftigen, ein Pflegeteam mit mehr Kurzjobbern aufstellen würde?
Wie löste der VISTALT-Software dieses Problem?
Im Dienstplan-Block erhielt sie ein praktisches Tool zum Verwalten der Arbeitsstunden, sodass sie die Kontrolle sowohl auf Tages- als auch Monatsbasis behalten konnte.
Die Funktionalität von VISTALT ermöglicht es, beim Planen und Kopieren von Touren sofort die Arbeitsbelastung des Personals für den zukünftigen Zeitraum zu sehen, ohne die Touren für den nächsten Monat komplett einzutragen. Gleichzeitig wird die Anzahl der Tage und der vollen Arbeitswochen im nächsten Monat im Detail berücksichtigt, was die Genauigkeit der Berechnungen erheblich steigert. Und vor allem kann die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter mit Einplanung geändert werden, um Überlastung zu vermeiden!
Mit der VISTALT-Software verwaltet Marta die Aktivitäten und die Arbeitsbelastung ihrer Außendienstmitarbeiter optimal und problemlos.
